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A gestão das notas fiscais é uma demanda importante dentro da empresa, por mais que ela pareça apenas uma obrigatoriedade - além de permitir o controle fiscal, ela possibilita que se tenha uma visão abrangente da situação econômica empresarial, o que auxilia o gestor na tomada de decisões.

O chamado “fisco” é uma forma de gestão que o Estado faz junto ao Tesouro Público em relação às finanças, economia, tributo e patrimônio, e a Nota Fiscal é o documento que entra em conformidade com as três esferas do fisco: estadual, federal e municipal. Os tributos são regulamentados por esferas diferentes e, com isso, para determinar em qual a sua Nota Fiscal é regulamentada, é considerado o tipo de produto ou serviço que sua empresa oferece. 

A NF-e, Nota Fiscal eletrônica, é um documento de cunho fiscal obrigatório e tem como objetivo regularizar e registrar o processo de compra ou transferência de qualquer tipo de produto ou bem da empresa para um cliente ou fornecedor, por exemplo. Saiba como transformar a obrigatoriedade em oportunidade de gestão:

1. Crie uma rotina de compra e venda

Para melhor gerir suas notas fiscais é importante estabelecer uma rotina durante a realização dos processos de compra e venda. Para isso, organize o processo, estabelecendo uma ordem de procedimentos.

Como parte dessa estratégia, podem ser desenvolvidas normas setoriais que explicitam um procedimento padrão aos funcionários. Centralizar o processo também facilita o controle e evita problemas referentes à perda de documentos e prazos.

Um exemplo de modo de operação é, ao realizar uma compra, o funcionário deve informar à pessoa responsável pelo departamento financeiro e, quando estiver com o produto em mãos ou o serviço executado, confrontar o documento recebido com as solicitações do contrato. Caso as informações estejam de acordo com o que foi contratado, a nota fiscal pode, finalmente, ser encaminhada ao setor responsável pelo pagamento.

2. Automatize o processo

Automatizar o processo de gestão de notas fiscais é uma etapa importante a ser cumprida em qualquer tipo de empresa. Isso porque os processos automatizados são menos sujeitos a erros e de rápida execução, já que não necessitam de muitas ações manuais dos funcionários. Por isso, uma ótima alternativa para tornar o seu trabalho mais ágil e certeiro é utilizar softwares e ferramentas que auxiliam na gestão de notas fiscais.

O Fiscal Drive facilita o cumprimento da legislação referente a NFe/SPED, realizando a coleta automatizada e facilitando o armazenamento e análise de XML de Notas Fiscais Eletrônicas (NFe) e Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe).

Muitos dos processos internos das empresas são automatizados, garantindo segurança, integridade de informações e redução de custos operacionais. O Fiscal Drive é um sistema que reúne todas as notas fiscais emitidas e/ou recebidas.

Além disso, o sistema gera e integra informações contábeis para a entrega junto aos órgãos governamentais e também manifesta e mantém a guarda destes documentos. O produto pode ser utilizado para NFe, NFCe e CTe.

Quer saber mais sobre o software de emissão de notas fiscais? A Softbyte é uma empresa dedicada na busca por soluções para seus clientes. Entre em contato conosco através do e-mail softbyte@softbyte.com.br e venha conhecer essas estratégias. 

Autor: Softbyte