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O gerenciamento de projeto é essencial para o sucesso de qualquer empreitada. Mesmo que seja desenvolvido pelos profissionais mais qualificados, um projeto tem grandes chances de falhar, caso não exista um rumo definido e um planejamento de execução claro e objetivo.

Mas afinal, o que é um projeto? De acordo com o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único e exclusivo.

Ou seja, são aquelas demandas que resultam em um produto diferenciado e que depende do esforço de vários profissionais no desenvolvimento de cada etapa.

Por ser um trabalho diferente do que as operações rotineiras da empresa (no caso das indústrias), ou único (em caso de empresas que atuam focadas em projetos), eles têm tempo determinado de início e fim e devem ser planejados, executados e controlados. Geralmente, os projetos possui recursos limitados e envolvem uma equipe de profissionais, geralmente multidisciplinar.

Existem algumas fases na gestão de um projeto. As mais comuns são o início, planejamento, execução, monitoramento e controle. Confira cada uma das fases e como implementá-las em seu projeto.

Início

A concepção é a primeira fase de um projeto, em que procura-se ideias para criar algo novo ou melhorar um processo ou produto já existente, delimitando objetivos e metas. É onde se busca as informações necessárias para compreender a demanda, os dados mais importantes e se projeta o tempo, os custos necessários e as tarefas dos envolvidos.

Nessa fase você deve ainda se preocupar com as influências internas e externas que possam atrapalhar ou auxiliar o seu projeto, além dos riscos e requisitos iniciais para inicia-lo.

Planejamento

Nesta fase, as informações requerem níveis de detalhe maior. É a hora de mensurar objetivos, valores monetários e quantidade de material, equipamentos, mão de obra, entre outros recursos necessários.

Além disso, você deve dividir as entregas em partes menores e melhor gerenciáveis, definir um cronograma e demais planos.

Execução

Após o planejamento é hora de colocar a mão na massa e começar a trabalhar. Todos os processos devem ser registrados e cada conclusão deve ser documentada.

Muitas vezes, nesta fase acontecem alterações no projeto, porém, você deve estar aberto a mudanças, mas deve sempre ajustar o planejamento inicial para que não ocorram problemas no orçamento ou no resultado final.

Monitoramento e controle

Eles acontecem juntamente com a execução e é uma forma de assegurar que tudo está de acordo com o planejamento. Por isso, deve-se medir o trabalho através de gráficos, acompanhamento de indicadores de desempenho, ações corretivas e preventivas e outras métricas.

Durante a fase de execução, o gerente deve comparar o desempenho e o progresso com o planejamento, verificando o escopo inicial, corrigindo o que for necessário.

Autor: Softbyte SIstemas de Gestão Empresarial