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O mundo contemporâneo organizou novas formas de ser empresa. A conduta organizacional, hoje, está fortemente amparada por sistemas que facilitam, agilizam e criam rotinas específicas para cada instituição, de acordo com o fluxo estabelecido. Tudo isso, de forma estratégica. A implementação de um software no dia a dia de uma empresa é praticamente a etapa final do desenvolvimento de um projeto maior, relacionado com a ideologia institucional. Por isso, listamos cinco dicas para iniciar essa jornada, com a segurança de um novo caminho bem trilhado.

1 – Construa um planejamento analítico 

O planejamento está atrelado à elaboração de uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP)  Esta é uma ferramenta de gestão voltada para o detalhamento das ações ligadas ao projeto. Para iniciar a conversão das ações para o tecnológico, saiba como a sua empresa funciona no analógico e descreva essas ações para a implementação do software.

Comece mapeando as ações, das maiores aos detalhes de todo o fluxo organizacional. Você irá se surpreender com a quantidade de rotinas bem estabelecidas que existem e que podem ser ainda mais eficazes com uma programação tecnológica. O uso de um software irá organizar esses processos, estipulando prazos que precisam ser visíveis para serem cumpridos, custos operacionais que precisam ser conhecidos para definir o real valor do seu produto, fornecendo as informações necessárias para a tomada de decisão assertiva ao longo do processo, entre outras facilidades que serão implementadas para cada realidade.

2 – Promova a integração da equipe

 Capacitar os colaboradores e gestores a operarem o novo sistema é uma das principais etapas da implementação de software. Afinal, todos precisam estar familiarizados com a interface e as funcionalidades para alcançar a produtividade desejada. 

Para além disso, é preciso humanizar! Sim, quanto mais tecnologia a empresa dispor, mais ela deve investir em integração de pessoal. Sempre será o humano que dá sentido ao projeto e é preciso pensar que adotar um software não significa que a empresa se tornará totalmente integrada. O programa em si não garante que as equipes trabalharão unidas, sendo necessário que haja um movimento de colaboração e união entre os profissionais dos diversos departamentos.

3 - Priorize a implementação em módulos

Uma forma de minimizar a mudança trazida pela implementação de um software é a forma gradual de fazê-la. Opte por implementações em módulos, de forma que os colaboradores não sintam tanto impacto em suas rotinas.

Estabelecer uma nova forma de trabalho requer tempo de adaptação. Por isso, ofereça essa janela de opção aos seus colaboradores. Aos poucos eles irão se familiarizar com a nova versão do trabalho e a realização prática dele se dará de forma natural.

Uma boa notícia é que muitas vezes os módulos de um software interagem entre si, o que permite a implementação gradual dele, sem prejudicar o desempenho. O tempo de adaptação compensa se pensarmos nos transtornos que uma novidade simplesmente imposta, sem assimilação prévia, pode causar.  

4 – Extraia o melhor das informações disponíveis

Com a implementação de um software de gestão, um novo fluxo de informações estarão disponíveis. Faz-se necessário saber extrair o potencial dessas informações e transformá-las em ações. Na implementação de um software podem surgir muitas dúvidas sobre o que e como fazer isso, porém, esse é um momento primordial da implementação: trata-se do primeiro bônus do investimento que só quem é gestor sabe o quão importante é.

Por isso, não tenha medo de usar todas as informações que forem possíveis extrair. A segurança dos dados é diretamente proporcional à organização dos itens anteriores, então, tenha confiança nas respostas obtidas.

5 – Escolha um desenvolvedor que te dê tranquilidade

Quem quer crescer com planejamento já sabe que o uso de ferramentas de gestão empresarial integradas e automatizadas são fundamentais. A Softbyte possui um software que integra todos os dados e processos  de cada área da organização em um único sistema informatizado, evitando o uso de controles paralelos como planilhas e documentos salvos localmente, permitindo desta forma que as informações estejam sempre ao alcance de todos os envolvidos.

 Somos uma equipe que respeita o funcionamento da sua empresa e por isso, existimos para facilitar os novos passos que ela busca. Quer saber mais vantagens da implementação de um software empresarial? Entre em contato conosco pelo e-mail: softbyte@softbyte.com.br e esclareça suas dúvidas.

Autor: Softbyte